Assistant(e) administratif(ve) gestion des candidats - H/F

L'entreprise

Présentation générale de l’Ecole :


L’ESTP est la grande école d’ingénieurs de la construction, engagée dans les transitions.
Basée à Cachan, Paris, Dijon, Troyes, Orléans et Aix en Provence, elle est l’école qui forme, dans les métiers de la
construction et de l’aménagement du cadre de vie le plus grand nombre de cadres en France (45 000
depuis sa création en 1891).
Ancrée dans les territoires et bénéficiant d’un fort rayonnement à l’international, l’ESTP compte 220
collaborateurs-trices, qui accompagnent au quotidien les 3 000 apprenant-es sont formés chaque
année sur ses 5 campus (sous statut étudiant et sous statut apprenti), dont 400 venus de l’international.
Elle propose une grande diversité de métiers : enseignement, recherche, relations entreprises, relations
internationales, patrimoine, relations candidats, vie étudiante, ressources humaines, services
techniques et moyens généraux, communication.
Etablissement d’enseignement supérieur privé d’intérêt général reconnu par l’Etat, notre statut
d’association sans but lucratif nous permet de proposer à nos collaborateurs un environnement stable
et favorable au développement de leurs compétences.

Le poste

Contexte : Création d’un poste d’assistant administratif sous la responsabilité du responsable du recrutement et des relations candidats au sein de la Direction de l’Enseignement. Ce poste participe au déploiement de la démarche de relations clients / prospects et candidats visant à développer le recrutement des futurs étudiants et apprentis de l’ESTP sur les campus de Cachan, Dijon, Orléans et Troyes.


Mission principale :

Basée sur le site de Cachan, au sein d’une équipe de cinq personnes et en coordination avec les quatre campus de formations initiales (Cachan, Dijon, Orléans et Troyes), la mission principale est d’assister et d’épauler les équipes commerciales sur les aspects administratifs, logistiques et organisationnels. Le/la candidat.e assurera une partie de la relation clients notamment sur la préparation des jurys, le suivi et le traitement des dossiers de candidature et toute mission administrative nécessaire pour assurer le bon fonctionnement et les missions du service recrutement des élèves. Ce poste a une forte composante transversale entre les services de l’école et les différents campus.

Détail des missions :

Gestion administrative et financière

  • Assurer le suivi et le traitement des notes de frais des ambassadeurs lors de leurs déplacements.
  • Veiller à la conformité des justificatifs et au respect des procédures internes

Suivi des candidatures

  • Réceptionner, contrôler et traiter les dossiers de candidature.
  • Rédiger, classer et archiver les documents administratifs (procès-verbaux de jury, dossiers candidats).
  • Relancer les candidats par téléphone et assurer un suivi personnalisé.
  • Mettre à jour les plateformes de recrutement et assurer la fiabilité des données.

Organisation des actions de promotion et forums

  • Coordonner l’organisation des forums auprès des écoles cibles en lien avec le réseau des ambassadeurs.
  • Participer à la logistique et au bon déroulement des événements (réservation, matériel, accueil).

Communication et relation candidats

  • Répondre aux demandes entrantes via le mail générique « étudiants France ».
  • Gérer le planning et le dispatch des rendez-vous en ligne.
  • Participer au traitement des appels entrants et orienter les interlocuteurs.

Participation aux événements internes :

  • Contribuer à l’organisation des journées portes ouvertes, salons et sessions de sélection (écrits et oraux).
  • Assurer un rôle de soutien logistique et administratif lors de ces événements.

Support aux équipes :

· Apporter une assistance administrative et logistique aux équipes de recrutement.

· Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et organisationnels.

Profil recherché

Profil :

Formation :

Formation Bac+2 ou équivalent en administration, gestion ou assistanat / Une première expérience dans le domaine administratif ou du recrutement est un plus / Intérêt pour le secteur de l’enseignement supérieur et de la construction.

Compétences :

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais / Sens de l’organisation et gestion des priorités / Rigueur administrative / Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, …) / Très bonne qualité rédactionnelle / Autonomie

Aptitudes relationnelles :

Capacités relationnelles et sens de l’écoute / Goût du contact avec les équipes en interne et avec les clients externes / Faire preuve de curiosité et d’intérêt pour nos activités et nos clients / Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents interlocuteurs internes et externes / Dynamisme et proactivité dans la gestion des missions.

Statut : CDI - technicien

Localisation : Ce poste est basé à CACHAN (94),

Disponibilité : Poste à pourvoir dès que possible.


Les candidat(e)s sont invité(e)s à adresser un C.V. et une lettre de motivation au : Service des Ressources Humaines de l’ESTP, recrutement@estp.fr.


Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ

Candidature facile